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Choisir un logiciel de gestion de projets multifonctionnel; Ce qu’il faut savoir !

24 février 2014

Avant de commencer la recherche d’un logiciel de gestion de projet, de  temps, et de facturation, il convient de déterminer un ensemble de critères qui vont définir les fonctionnalités requises et ainsi vous diriger vers le produit évolutif qui correspond à vos attentes.
Outre les spécificités mêmes du logiciel et son prix, d’autres critères de sélection entrent en ligne de compte (ergonomie, capacité évolutive, et service à la clientèle entre autres).
Les douze questions principales que vous devez vous poser pour choisir un logiciel de gestion de projet.


1.    Dois-je me limiter à une simple application feuille de temps et compte de dépense ou bien envisager une solution multifonctionnelle plus détaillée ?


Une simple recherche sur Internet vous proposera une multitude de solutions envisageables. Mais attention ! Il convient de comparer des pommes avec des pommes. Tous les logiciels proposés ne comprennent pas les mêmes fonctionnalités.  Acquérir à bas prix un logiciel de saisie de temps est un premier pas vers la standardisation des processus. En revanche, cette solution risque de rapidement montrer ses limitations, notamment dans le cadre de la gestion financière de projet.


2.    Quelle est la fiabilité actuelle de mes saisies de temps et de dépenses ? Comment puis-je contrôler la rentabilité de mes projets ?


La plupart des PME qui facturent leur temps  sont dotées de diverses applications constituant souvent un ensemble hétéroclite de solutions qui ne communiquent pas entre elles. Dès lors, qu’en est-il de la fiabilité des saisies de temps et de dépenses dans ce contexte ? Il suffit de répondre à quelques questions :
•    Les saisies de temps sont- elles codifiées ? Chacun utilise-il les mêmes terminologies pour décrire une activité ?
•    Comment sont gérés les taux ?
•    Arrive-t-il que le temps travaillé ne soit pas imputé au bon projet ?
•    Le processus d’approbation est-il standardisé ?
•    Est-ce que le temps saisi permet l’élaboration simple et rapide de rapports de profitabilité, ou vais-je devoir jongler avec ces données pour produire un rapport aux conclusions incertaines ?



3.    Est-ce que le logiciel envisagé permet la création de projets et l’extraction de rapports de contrôle de budget ?


Idéalement, le logiciel de gestion de temps permet à ses utilisateurs de gérer le temps travaillé dans le cadre d’un projet.  Qui dit projet, dit budget. Il est donc important que la solution retenue puisse non seulement comptabiliser le temps travaillé pour un projet mais  qu’elle permette aussi la  détermination de budgets et leur suivi par le biais de rapports, le tout sur une même plateforme logicielle. Dans le cas contraire, le chargé de projet ne disposera d’un outil certes utile mais inadapté à la gestion financière de projets.


4.    Est-ce que le logiciel permet de créer une architecture de projet détaillée, en phases, sous-phases, activités ?


S’il est vrai que l’implantation d’un nouvel outil logiciel requiert une phase d’adaptation et de familiarisation de la part des utilisateurs, cet outil se doit cependant d’offrir la flexibilité requise pour permettre à ses acquéreurs de créer leurs projets selon leurs besoins spécifiques et notamment de permettre une architecture de projet en phases se déclinant elles-mêmes en divers niveaux déclinés de sous-phases. L’intérêt, selon un point de vue organisationnel et  financier, est de morceler le projet en autant de d’étapes qui pourront être gérées individuellement tout en maintenant une vue d’ensemble pour le responsable.


5.    Puis-je définir des budgets par activité ou par phase dans un projet ?


Créer un budget par projet est louable. Cependant si le budget est défini de façon succincte et générale, sa gestion risque d’être parfois aléatoire. En effet, le projet peut être constitué de  plusieurs phases elles-mêmes composées d’activités multiples dont le tarif horaire peut varier. Il est donc recommandé de pouvoir disposer d’un outil qui permet de calculer le budget pour chacune des activités/phases et dépenses composant le projet.


6.    Est-ce que le logiciel permet de saisir et de différencier des éléments facturables et des éléments non facturables,  et de différencier le coûtant du vendant ?


Toutes les heures passées sur un projet ne sont pas forcément facturables (tâches administratives, support, etc..). Cependant, ce temps non facturable est directement lié au projet et en ce sens a un impact sur son niveau de rentabilité. Il est donc important, dans un souci de gestion réaliste, que le logiciel permette de différencier les éléments facturables de ceux qui ne le sont pas.

7.    Quelle est la souplesse du logiciel en matière de définition de taux (taux unique par projet, par activité, par employé, par période, par fonction ?


Même si aujourd’hui tous vos projets sont à taux fixes, cette situation peut évoluer  selon la croissance de votre entreprise, à l’occasion de l’ouverture de nouveaux marchés, etc… Il est par conséquent, judicieux de pouvoir disposer d’un outil qui offre la flexibilité d’appliquer des taux de diverses façons (par activité, par fonction, par employé, par client, par phase, etc..).


8.    Est-ce que le logiciel s’interface avec mon logiciel comptable, et avec mon système de paie ?


À moins de vous orienter  vers un système ERP, le logiciel envisagé ne comporte  ni module de gestion comptable, ni module de paie. La finalité du logiciel de gestion de temps étant de centraliser et d’uniformiser le mode de saisie du temps et des dépenses afin de facturer  aisément temps et dépenses, la solution se limite à produire des factures qui doivent ensuite faire l’objet d’une gestion comptable. C’est pourquoi il est primordial que le logiciel envisagé dispose d’un outil de transfert de transactions facturées, voire d’heures travaillées, afin de communiquer ces données aux logiciels  de facturation et au logiciel de paie.


9.    De quels types de rapports ai-je besoin pour bien piloter mes projets. Est-ce que le logiciel propose ces rapports ?


Si gérer son temps et ses dépenses constitue une priorité en matière de gestion de projet, il est d’égale importance de disposer d’indicateurs de gestion qui nous renseignent sur l’état du projet d’un point de vue financier; à savoir la situation au regard du budget, les travaux en cours, la profitabilité, la productivité des employés, etc… Le logiciel à retenir doit donc être pourvu d’un générateur de rapports performant.


10.    Est-ce que mes formats de facture peuvent être repris dans le logiciel ?


Un critère primordial à considérer lors de la sélection d’un logiciel de gestion de temps c’est la capacité de l’outil de générer des factures  sur la base du temps et des dépenses saisis. Encore faut-il que le module de facturation offre la souplesse d’utilisation et la flexibilité attendues.  Idéalement, le logiciel doit proposer une panoplie étoffée de formats de facture et en outre permettre la personnalisation de formats et leur insertion dans le module de facturation.


11.    Quelles sont les perspectives d’évolution de mon logiciel (ajout- retrait de licences, personnalisation de rapports, de facture) ?


Toute entreprise est en principe destinée à évoluer et ses besoins aussi.  Implanter un logiciel de gestion de temps implique une certaine restructuration des processus administratifs, organisationnels et financiers. L’outil doit être suffisamment flexible pour  s’aligner sur cette évolution et les besoins croissants ou décroissants de l’entreprise.


12.    Ai-je besoin d’une application Web et Mobile pour documenter à distance, mes feuilles de temps  et mes  comptes de dépenses ?


Le monde des affaires  d’aujourd’hui  repose sur la mobilité des intervenants, et l’accès à l’information en tout temps. A tout moment, l’entrepreneur, le chargé de projet, consultent leurs dossiers de projets. Les éditeurs de logiciels de gestion adoptent de plus en plus la formule (Logiciel Service). Il semble donc évident que la solution retenue permette un accès en ligne.